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Técnicas para aumentar a sua produtividade

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Trabalhar com design e com a área criativa em geral pode trazer dificuldades na hora da organização do tempo. Trabalho fixo, freelancer, amigos, famílias.

São tantas coisas que, muitas vezes, você fica perdido em meio a essas tarefas e acaba pensando mais no que tem ainda a fazer do que efetivamente produz.

“Esta preocupação constante e improdutiva com todas as coisas que temos a fazer é o maior consumidor individual de tempo e energia” (Kerry Gleeson). 

É neste momento que a organização pode trazer benefícios à sua rotina e até mesmo à sua saúde mental. Com as dicas do livro Getting things done, GTD, de David Allen, e a indicação do psicólogo Felipe Luis Melo de Souza, algumas atitudes podem ajudar no seu cotidiano para superar este acúmulo de atividades.

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(Foto: Pixabay).

Técnica 1 – Colocar tudo para fora

Se você tem a sensação que tem muitas atividades a fazer, a primeira atitude que pode te ajudar é listar tudo que deve ser realmente feito.

Não importa se são atividades profissionais, da escola ou da faculdade ou pessoais. Esta técnica, tão simples, pode automaticamente mudar a forma como você está se sentindo – ou vai se sentir logo mais.

Você pode pegar vários papéis, um caderno, uma cartolina, papéis sulfite ou até anotar no computador. Não importa aonde, coloque tudo o que você:

  • tem que
  • deve
  • precisa fazer
  • gostaria de fazer
  • imagina que já deveria ter feito

Depois que escorrer da sua mente para o papel tudo isso, você já vai se sentir mais aliviado(a). Mas, normalmente ainda tem mais aí dentro que não foi escrito. Você pode pensar no calendário. O que tem para ser feito na próxima semana ou mês ou ano? O que você combinou com alguém ou com você mesmo que não fez até aqui?

(Foto: Ted.com).

(Foto: Ted.com).

Técnica 2: quanto tempo leva?

Após ter listado as atividades que precisam ser feitas, assim como a prioridade de cada umas, você deve calculcar quanto tempo cada atividade deverá levar.

Isso porque, muitas atividades que na realidade são simples, acabam, devido ao excesso de pensamentos a tomar outras proporções e tomar seu tempo, além de atrapalhar a atividade que está sendo executada no momento.

Por exemplo, talvez você precise ligar para alguém para marcar algo e esta será uma ligação rápida. Consequentemente, é uma atividade que pode ser feita em pouco tempo e ser eliminada da sua lista.

Por isso, atividades rápidas podem ser feitas no momento.

Recebeu um novo email e é só digitar algumas linhas? Responda agora. Precisa pagar uma conta online? Pague agora e adquira o hábito de definir se é uma ação rápida e fácil de fazer ou é uma ação que pode ser:

  • delegada – alguém pode fazer por você
  • agendada – colocada em um futuro mais ou menos certo
  • inserida em um projeto
(Foto: Urbana).

(Foto: Urbana).

Técnica 3: Projetos e a próxima ação

A última técnica que pode contribuir para o seu cotidiano é ter a compreensão de que há diferenças entre atividades do momento e projetos futuros.

Atividades de agora são as atividades que cabem em 2 minutos e que é melhor já fazer do que ter que anotar para fazer depois e ter que ficar lembrando ou pensando que terá que ser feito.

Projetos são, a grosso modo, grupos de atividades a serem realizadas em sequência.

O psicólogo cita o exemplo de uma futura viagem. “Se eu anotei na técnica 1 – “viagem para São Paulo”, eu percebo que não posso fazer agora. Posso anotar na minha agenda a data, mas, se eu analisar mais de perto, verei que não é uma única ação. Antes de viajar para São Paulo, preciso confirmar o curso. Antes de confirmar o curso, tenho que enviar o último trabalho. Antes de enviar o último trabalho, tenho que ler o artigo”.

Portanto, devemos concluir que nosso cotidiano é formado por processos. Por fim, o psicólogo afirma:

“A quantidade de atividades não é o que nos estressa, é muito mais não saber o que fazer e ficar pensando no que tem que ser feito”.

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